מכרזי איכות – בקבוצת מניב הכנסות
ארגונים רבים יותר ויותר משתמשים בשרותי מיקור חוץ (Outsourcing) בנושאים מורכבים שאינם בליבת העיסוק שלהם. ברשויות מקומיות נהוג להעזר בשרותים כאלה בתחומי: גביה, מערכות מחשוב, חניה, בניה, מדידות, תשתיות, וכד'.
בתחומים אלה נוצרים קשרי אמון ותלות הדדית בין הלקוח לבין הספק במיוחד כאשר הלקוח מגיע לשביעות רצון משרותי הספק. קשרי אמון אלה בהחלט תרמו להמנעותם של חלק מהרשויות לערוך מכרז על שרותים אלה.
היות וההחלטות בתי המשפט והנחיות הרגולציה קבעו תקדים בלתי ניתן לעירעור, כי יש לערוך מכרזים פומביים בנושאים אלה, פועלות הרשויות לפרסום מכרז פומבי לשרותים אלה, עוד בטרם תרשם הערה בדוחות הביקורת ועוד בטרם ידרש מאן דהוא לחיוב אישי.
הפתרון למצב זה הינו עריכת מכרז איכות לשרותים אלה. מכרזי האיכות הוכרו כבר על ידי הרגולטורים ובתי המשפט כפתרון הולם וחוקי למערכות ושרותים מורכבים. משרדי הממשלה ובכללם משרד האוצר משתמש אף הוא בסוג זה של מכרזים. עריכת מכרז איכות אינה דבר של מה בכך והיא נדרשת לתהליך מורכב בו מעורבים אנשי מקצוע, יעוץ משפטי, יעוץ ביטוחי, אדמינסטרציה, וכד'. ניתן ואפשר לסיים את התהליך בשביעות רצון מלאה של הגורמים המעורבים בדבר. וזאת במידה והתהליך התנהל כראוי והמסמכים הוכנו בקפידה. הכנה מדוקדקת ומקצועית של מסמכי המכרז מונעת מגורמים שלא זכו במכרז לתקוף את ההחלטה שנתקבלה.
תהליך הכנת וביצוע מכרז האיכות כולל את השלבים הבאים:
1. מיפוי מגוון השירותים שיכללו במכרז
2. הגדרת המשאבים שעל המציע לכלול בהצעתו ותימחורם
3. איסוף נתונים כמוית, נפח פעילות, שעות עבודה, וכד'
4. עריכת תחשיב עלויות לאספקת השרותים הנדרשים
5. הגדרת תנאי סף להשתתפות
6. קביעת מחיר מינימום ומקסימום
7. החלטה בדבר אמות המידה המפורטות לקביעת הזוכה במכרז לרבות היחס בין רכיבי העלות לבין רכיבי האיכות. אמות המידה יוגדרו ויפורסמו במסמכי המכרז בפרוט מדוייק עד עשירית האחוז של כל אמת מידה וסעיפי המשנה שלה לצורך פרוטן באופן שקוף לכל משתתפי המכרז.
8. החלטה בדבר הרכב הצוות המקצועי שידרג מטעם הרשות המקומית את המציעים בהתאם לאמות המידה האיכותיות שהוגדרו במכרז
9. עריכת מסמכי המכרז שיכללו את הפרקים העיקריים הבאים:
הוראות ותנאים מינהליים לרבות: מועדים, ערבויות, אמות מידה, טופס ניקוד, תצהירים וכד.
S.O.W. – תכולת השרות הנדרשים ואיפיונם
חוזה יעודי לנושאי מיקור חוץ של הנהלת חשבונות וראיית חשבון לרבות SLA וערבות ביצוע
מפרטים טכניים, הצעת המציע
10. דיון ואישור מסמכי המכרז על ידי מקבלי ההחלטות ברשות המקומית
11. בקרה על ידי היועצים המשפטיים והביטוחיים של הרשות
12. פירסום המכרז לרבות מועדיו
13. מענה לשאלות המציעים והפצת המענה לכל רוכשי המכרז
14. קבלת הצעות ופתיחתם על ידי ועדת המכרזים של הרשות המקומית
14. בדיקת עמידת ההצעות בתנאי הסף
15. פגישות הערכה של הועדה המקצועית של הרשות המקומית עם המציעים במכרז ורישום ניקוד המציעים בהתאם לטופס שהוגדר ופורסם מראש במסמכי המכרז.
16. ריכוז נתוני האיכות ועריכתם במסמך מרכז
17. אישור ניקוד האיכות על ידי הועדה המקצועית
18. דיון וקבלת החלטות בדבר הזוכה במכרז על ידי ועדת המכרזים ואישור ראש הראשות.
19. הנפקת הודעות הדבר הזכיה / אי זכיה
20. קבלת מסמכים לביצוע ההתקשרות לרבות ערבות ביצוע ונספח ביטוח חתום על ידי חברת הביטוח של המציע.
21. עידכון מסמכי החוזה במקרה שחל בהם שינוי כתוצאה מתהליך השאלות וההבהרות. ביצוע חתימות והתקשרות
כמפורט, מכרז האיכות הינו תהליך מורכב אותו יש לבצע בקפדנות ובמקצוענות שלב אחר שלב. הקפדה מדוקדקת על פרטים ושלבים תסייע לביצוע תהליך איכותי ולהגעה לשביעות רצון של הרשות המקומית ושל הגורמים האחרים. ניהול חלקי, קיצורי דרך, ומסמכים שאינם מוקפדים עלולים לגרור את הרשות המקומית לתהליך מסורבל, מכאיב ולחייב תוצאות שאינן הולמות את צרכי הרשות.
עם סיום התהליך המכרזי מומלץ לערוך בקרה לעמידת הזוכה במחוייבויות שלקח על עצמו. הבקרה משיאה את השגי המכרז ואת התפוקות שעל הלקוח לקבל מהזוכה לרבות בנושאי התחשבנות כספית.
חבילת שרותי בקרה, פיקוח וליווי כוללת בדרך כלל (מחוייבות על פי מסמכי ההתקשרות):
1. דיון, עדכון ואישור תוכניות העבודה לביצוע.
2. פיקוח בדבר עמידה ומימוש תוכנית העבודה שסוכמה ושאר המחויבויות במכרז.
3. פגישת בקרה חודשית עם צוות ההגוי מטעם הלקוח
4. עריכת בדיקות קבלה לשרותים.
5. לווי, בקרה ויעוץ שוטפים לתאגיד בדבר עמידת הזוכה בהתחייבויותיו.
6. בקרת חשבונות תקופתיים וחלקיים שמנפיק הספק בגין עבודתו
7. גיבוש חוות דעת במקרה של מחלוקת בין הרשות לבין הספק בנושאים הקשורים במכרז.
בכל מקרה מחוייבותנו כלפי הלקוח הינה בהתאם למסמך ההתקשרות.